Compétence Culture est à la recherche d’un nouveau(-elle) Adjoint(e) à l’administration Programme Intervention-Compétences
Compétence Culture
Compétence Culture est le comité sectoriel de la main-d’œuvre en culture (CSMO). Il voit à la mise en œuvre de stratégies innovantes visant à assurer le développement des compétences, des artistes et travailleuses et travailleurs culturels tout au long de leur carrière. En s’appuyant sur des partenariats ancrés dans la concertation et la mobilisation des forces vives du secteur culturel, Compétence Culture assure le développement de la main-d’œuvre du secteur culturel. Pôle d’expertise en formation continue, Compétence Culture regroupe et outille une soixantaine de membres. Il assume un rôle majeur dans la documentation des défis et enjeux des ressources humaines du secteur culturel.
Programme Intervention-Compétences
À la suite d’une subvention accordée par le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale dans le cadre du programme Intervention-Compétences, Compétence Culture administre le financement d’activités de formation continue du secteur culturel sur tout le territoire québécois. Compétence Culture est à la recherche d’une personne adjointe à l’administration pour compléter l’équipe de gestion du programme Intervention-Compétences.
Principales tâches
Sous la supervision de la chargée de projet du programme Intervention-Compétence et en collaboration étroite avec l’agent de programme, l’adjoint/e administratif/ve veille à l’exécution efficace de la gestion administrative de l’entente conclue avec le gouvernement et des ententes conclues avec les promoteurs. Elle ou il effectue diverses fonctions administratives en appui au projet Intervention-Compétences.
La personne au poste d’adjoint(e) administratif(ve) soit au soutien administratif et logistique du programme Intervention-compétences en étant notamment responsable de divers aspects administratifs y étant reliés, la gestion administratives des ententes, la gestion des contributions et des réclamations, les communications opérationnelles liées aux réclamations et rapports, etc.
Soutien logistique et organisationnel du programme Intervention-Compétences :
- Classer les documents en lien avec les formations dans le Drive (projets, ententes, factures, etc);
- S’occupe de la gestion de l’approvisionnement (en lien avec l’adjoint administratif de Compétence Culture);
- S’occupe de la gestion d’équipement téléphonique et informatique (en lien avec l’adjoint administratif de Compétence Culture);
- Fait la liaison avec les fournisseurs et les consultant.e.s;
- Soutien les processus d’appel d’offres
- Réservation d’espaces de réunion et accueil (ex pause café);
- Conception et ou mise à jour divers outils ou documents administratifs.
Suivi administratif – rapports des promoteurs
- Assure la vérification des rapports financiers des promoteurs;
- Assure le suivi avec la firme de comptabilité externe
- Assure la codification des factures
- Prépare et fait valider la liste de mises en paiement
- Présente et demande la validation auprès l’agent quant aux besoins de suivi auprès des promoteurs
- S’assure d’obtenir tous les documents nécessaires
- Fait le financier des projets de formation
- Voit aux respect des échéanciers
- Assure un suivi auprès des promoteurs
Suivi administratif de l’entente – reddition de comptes aux bailleurs de fonds
- Contribue à la réalisation des rapports financiers et d’activités
- Fait les suivis nécessaires pour l’obtention des versements du bailleur
- Voit aux respect des échéanciers
- Contribue à la réalisation des rapports financiers et d’activités
- Assure le suivi avec la firme de comptabilité externe
- Assure le suivi du budget, incluant les frais de gestion
Préparation des ententes
- Participe à la préparation et l’envoi des ententes avec les promoteurs
Participation à la vie associative
- Contribue activement à la vie d’équipe (ex. : réunions du matin)
- Participe aux événements et la gestion des documents de la vie associative (AGA, Membership, conseil d’administration, comités).
Autres
- Si nécessaire, pourrait assurer un soutien pour la publication des offres de formation sur Cultive
Formation, Compétences et exigences particulières
- Détient un diplôme d’études collégiales en bureautique et au moins deux années d’expérience dans ce domaine ou cinq ans d’expérience pertinente;
- Possède de l’expérience et de solides habiletés dans l’organisation d’un bureau et connaît les processus les plus efficaces et agiles pour assurer le bon fonctionnement administratif;
- Possède une bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite et des logiciels informatiques (Suite MS Office, Suite Google, Antidote, Excel);
- Possède des connaissances de base du logiciel de comptabilité Sage 50;
- Possède des connaissances des applications ou logiciels : Eventbrite, Survey Monkey, WordPress, réseaux sociaux, Asana (ou autre logiciel de travail collaboratif);
- Démontre de très bonnes capacités à travailler de façon collaborative en équipe et avec les différentes clientèles ;
- Qualités essentielles : appétit pour l’apprentissage, autonomie, fiabilité, sens éthique, diplomatie, axé sur la recherche de solutions, sens de l’organisation et des priorités, sympathique.
- Capacité de travailler avec une pluralité d’intervenants (partenaires)
- Connaissance du secteur culturel est un atout
Conditions
- Poste permanent, 32 heures/semaine
- Télétravail et sur place (métro Place-des-arts)
- Salaire : 26$ à 30$, selon l’expérience
- Assurances collectives, avantages sociaux et autres avantages
Veuillez faire parvenir votre CV accompagné d’une lettre de présentation avant le 2 juin 2023, 17h à Christine Harel, CRHA, consultante RH pour Compétence Culture : harelerah@gmail.com
Nous remercions toute personne qui soumettra sa candidature. Compétence Culture soutient la parité, l’équité et la diversité. Toutes candidatures seront considérées équitablement. Seules les personnes retenues en entrevues seront contactées.
